Materia del oficio
Renta – Actual Ley sobre Impuesto a la – Art. 31
Análisis Ancelovici & Trucco
**En una línea:** El SII acepta que las empresas conserven la documentación de respaldo de rendiciones de gastos de trabajadores en formato digital o físico, siempre que garanticen su integridad, disponibilidad y trazabilidad para fiscalización. **¿A quién le importa esto?** Empresas que reciben rendiciones de gastos de sus trabajadores y necesitan conservar documentación de respaldo (facturas, boletas, vouchers) para justificar desembolsos como necesarios para producir la renta según el artículo 31 de la LIR. **Lo que resolvió el SII:** - ¿Se pueden digitalizar los documentos de rendiciones de gastos? → Sí, pueden conservarse en formato digital cumpliendo requisitos de integridad y disponibilidad. - ¿Qué requisitos debe cumplir el formato digital? → Garantizar integridad, trazabilidad, disponibilidad permanente y acceso completo para fiscalización del SII. - ¿Es obligatorio conservar los documentos físicos originales? → No, si la versión digital cumple los requisitos de respaldo establecidos por el SII. - ¿Qué riesgo existe si no se cumplen los requisitos? → El SII puede rechazar el gasto como deducible por falta de respaldo adecuado en fiscalización. **Lo que debes tener claro:** - **Equivalencia entre formatos físico y digital:** el SII no exige conservar papel si la versión electrónica permite verificar fehacientemente el gasto rendido y su naturaleza necesaria. - **Requisitos técnicos del archivo digital:** debe asegurar que el documento no ha sido alterado, que está disponible durante todo el plazo de prescripción y que puede exhibirse completo ante fiscalización. - **Responsabilidad del empleador:** la empresa que acepta rendiciones digitalizadas asume el riesgo de demostrar la autenticidad e integridad de esos respaldos si el SII los requiere. - **No aplica a documentos tributarios electrónicos:** las facturas y boletas electrónicas ya se conservan en sistemas del SII, este criterio rige principalmente para comprobantes físicos escaneados o fotografiados. **Ejemplo práctico:** Una empresa recibe mensualmente rendiciones de gastos de 30 ejecutivos comerciales que adjuntan tickets de combustible, boletas de peaje y facturas de restaurantes por un total de 8.500.000 pesos. En lugar de archivar físicamente los documentos, implementa un sistema que escanea cada comprobante, lo asocia al RUT del trabajador y la fecha del gasto, y lo almacena en servidores con respaldo automático y acceso por código único. Durante una fiscalización, el SII solicita revisar las rendiciones de marzo 2020: la empresa entrega acceso al sistema y el auditor verifica digitalmente cada documento sin necesidad de papeles físicos.
Resumen oficial SII
Formato para conservar documentación de respaldo proveniente de rendiciones de gastos de los trabajadores.